KSeF w biurze rachunkowym: uprawnienia, tokeny i faktury klientów
Biuro rachunkowe nie loguje się do KSeF „jako klient”. Klient nadaje biuru uprawnienia, a biuro działa w kontekście jego NIP. Od tego, jakie to uprawnienia, zależy podział pracy przy fakturach.
Trzy modele współpracy z klientem
Podręcznik KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów opisuje trzy typowe układy:
- Klient robi wszystko sam. Wystawia i odbiera faktury w swoim programie, a biuru przekazuje je w uzgodniony sposób. Biuro nie loguje się do KSeF.
- Klient wystawia, biuro pobiera. Klient nadaje biuru uprawnienie do dostępu do faktur. Biuro samo pobiera z KSeF faktury sprzedażowe i zakupowe, księguje je i rozlicza podatki.
- Biuro wystawia i pobiera. Klient bez własnego programu nadaje biuru uprawnienia do wystawiania faktur i do dostępu do faktur. Biuro wystawia faktury w jego imieniu i pobiera wszystkie dokumenty.
Uprawnienie do dostępu do faktur
To uprawnienie daje dostęp do listy faktur podatnika i pozwala je pobierać. Obejmuje wszystkie faktury: zakupowe i sprzedażowe. Jest niezależne od uprawnienia do wystawiania: klient może dać biuru tylko jedno z nich albo oba. O nadaniu lub odebraniu uprawnień KSeF wysyła wiadomość na podane adresy e-mail.
Tokeny w kontekście klienta
Księgowa, która dostała uprawnienia od klienta, loguje się do KSeF w kontekście jego NIP i tam może wygenerować token na posiadane uprawnienia. Taki token działa tylko w kontekście tego klienta: dla dziesięciu klientów to dziesięć tokenów. Instrukcja krok po kroku jest w poradniku Token KSeF: jak go wygenerować.
- Tokenu nie można edytować. Gdy klient doda biuru uprawnienia, trzeba wygenerować nowy token.
- Gdy klient odbierze biuru uprawnienia, token zostaje, ale przestaje wpuszczać do jego faktur.
- Każdy pracownik biura powinien używać własnego tokenu. Podręcznik MF wprost zabrania używania cudzego.
Problem: biuro widzi faktury, klient nie płaci na czas
W modelu 2 i 3 biuro ma faktury klienta w KSeF, ale zwykle przegląda je przy zamknięciu miesiąca. Klient tymczasem nie dostaje już faktur mailem od części dostawców, a termin płatności liczy się od nadania numeru KSeF. Efekt: przeterminowane płatności i telefony do biura z pytaniem „dlaczego nikt mi nie powiedział”.
Jak to rozwiązuje KSeF24h
- Wszystkie firmy klientów w jednym panelu: do 10 w planie Biuro, do 50 w planie Biuro+.
- Każda firma ma własny token i własne kanały: księgowa dostaje szczegóły każdej faktury, właściciel firmy na przykład SMS z podsumowaniem dnia.
- Nie masz tokenu klienta? Dodajesz firmę i zapraszasz właściciela, który sam wkleja swój token. Monitoring opłaca biuro.
- Na liście firm widać, która ma problem z połączeniem z KSeF, np. unieważniony token.
Szczegóły i ceny dla biur znajdziesz na stronie KSeF24h dla biur rachunkowych.