Token KSeF: jak go wygenerować krok po kroku
Token to ciąg znaków, którym program księgowy albo usługa taka jak KSeF24h loguje się do KSeF w Twoim imieniu. Generujesz go raz, w kilka minut, w Aplikacji Podatnika KSeF.
Czym jest token KSeF
Token to wygenerowany przez KSeF ciąg liter i cyfr, przypisany do Ciebie i do uprawnień, które w nim zapiszesz. Zamiast za każdym razem logować się Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, wklejasz token do programu, a program sam loguje się do KSeF przez API. Samej Aplikacji Podatnika KSeF tokenem nie otworzysz: służy on wyłącznie programom zintegrowanym z KSeF.
Jak wygenerować token w Aplikacji Podatnika KSeF
- Wejdź na ksef.podatki.gov.pl i otwórz Aplikację Podatnika KSeF.
- Zaloguj się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią kwalifikowaną, w kontekście NIP firmy, której faktury mają być dostępne.
- W menu wybierz Tokeny → Generuj token.
- Wpisz nazwę, po której rozpoznasz token za rok, np. „KSeF24h - powiadomienia”.
- Zaznacz uprawnienia, które token ma mieć (o tym niżej).
- Kliknij Generuj token i od razu skopiuj wynik. Aplikacja pokazuje token tylko raz; jeśli go zgubisz, wygenerujesz nowy.
Jakie uprawnienia nadać tokenowi
Daj tokenowi tylko te uprawnienia, których program naprawdę potrzebuje. Do podglądu i powiadomień o fakturach, czyli tego, co robi KSeF24h, wystarczy dostęp do faktur. Obejmuje on wszystkie faktury firmy: zakupowe i sprzedażowe. Uprawnienia do wystawiania faktur i do zarządzania uprawnieniami zostaw programowi, który rzeczywiście wystawia faktury.
Token działa tylko w jednym kontekście
Token wygenerowany w kontekście danego NIP loguje wyłącznie do tego NIP. Jeśli prowadzisz dwie firmy, potrzebujesz dwóch tokenów. Tak samo w biurze rachunkowym: księgowa, której klient nadał uprawnienia, loguje się w kontekście klienta i tam generuje token dla jego firmy. Więcej w poradniku KSeF w biurze rachunkowym.
Jak długo token jest ważny
- KSeF nie ustala daty ważności: token działa, dopóki go nie unieważnisz.
- Tokenu nie da się edytować. Żeby zmienić uprawnienia, generujesz nowy i unieważniasz stary.
- Jeśli komuś odbierzesz uprawnienia, jego token formalnie zostaje, ale przestaje wpuszczać do KSeF w tym zakresie.
- Unieważnić token może osoba, która go wygenerowała, albo osoba z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami.
Czy tokeny znikną po 2026 roku?
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF przewiduje, że tokeny można generować i używać do końca 2026 roku, a od 2027 roku zostają certyfikaty KSeF. We wrześniu 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało jednak w Podręczniku KSeF 2.0, że uwierzytelnianie tokenem zostaje zachowane bezterminowo, a rozporządzenie zostanie do tego dostosowane. Do czasu tej zmiany formalnie obowiązuje termin z rozporządzenia. Śledzimy to i jeśli zasady się zmienią, KSeF24h poinformuje o tym klientów z wyprzedzeniem.
Bezpieczeństwo tokenu
Token to klucz do faktur Twojej firmy. Nie wysyłaj go mailem ani komunikatorem i nie udostępniaj osobom, które nie powinny widzieć faktur. Wklejaj go wyłącznie w programach, którym ufasz. W KSeF24h token jest szyfrowany (AES-256-GCM), nigdy nie pokazujemy go w panelu i służy tylko do odczytu listy faktur.
KSeF odrzuca token: najczęstsze przyczyny
- Inne środowisko. Token z wersji testowej albo demo nie działa na produkcji i odwrotnie.
- Inny NIP. Token wygenerowano w kontekście innej firmy niż ta, którą podłączasz.
- Token unieważniony albo osobie, która go wygenerowała, odebrano uprawnienia.
- Niepełny token. Przy kopiowaniu ucięło początek lub koniec. Skopiuj go jeszcze raz w całości.