Obowiązkowy KSeF: terminy na 2026 i 2027 rok
Odbieranie faktur w KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 roku. Wystawianie weszło etapami, a część obowiązków startuje dopiero w 2027. Oto kalendarz i co z niego wynika dla odbiorcy faktur.
Kalendarz obowiązkowego KSeF
| Od kiedy | Co się zmienia |
|---|---|
| 1 lutego 2026 | Obowiązkowe odbieranie faktur w KSeF przez wszystkich podatników (poza fakturami otrzymywanymi w sposób uzgodniony). Obowiązkowe wystawianie dla firm, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Start certyfikatów KSeF. |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dla pozostałych podatników. |
| do 31 grudnia 2026 | Faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF są dozwolone, jeśli sprzedaż udokumentowana fakturami w miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto. Faktury z kas rejestrujących wyłączone z KSeF. Brak kar za uchybienia KSeF. |
| 1 stycznia 2027 | Numer KSeF faktury w przelewach między czynnymi podatnikami VAT i w płatnościach podzielonych. Możliwe sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF (zob. niżej o zapowiadanym odroczeniu). |
Źródło: Podręcznik KSeF 2.0, część I, Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl.
Odbieranie faktur: od 1 lutego 2026, bez wyjątków dla małych firm
Odroczenia (limit 10 000 zł, kasy rejestrujące) dotyczą tylko wystawiania. Odbierać faktury przez KSeF musi od 1 lutego 2026 roku każdy podatnik, również najmniejszy. W praktyce oznacza to, że faktury kosztowe od dostawców, którzy już wystawiają w KSeF, trafiają do systemu, a nie do Twojej skrzynki mailowej.
Data otrzymania faktury to data nadania numeru KSeF
Co do zasady fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym KSeF przydzielił jej numer, nawet jeśli nikt jej jeszcze nie otworzył. Sprzedawca nie musi już wysyłać jej mailem. Termin płatności biegnie, a Ty dowiesz się o fakturze dopiero wtedy, gdy sam zajrzysz do KSeF albo gdy zrobi to za Ciebie program. Jak to ogarnąć, opisujemy w poradniku Jak sprawdzać faktury zakupowe w KSeF.
Limit 10 000 zł do końca 2026
Do 31 grudnia 2026 roku firma, której sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, może wystawiać faktury poza KSeF. Gdy w miesiącu przekroczy limit, obowiązek wystawiania w KSeF obejmuje już fakturę, którą limit przekroczono. Od 2027 roku limit znika.
Kary: od 2027, z zapowiedzią odroczenia
Przez cały 2026 rok kary za uchybienia KSeF nie są nakładane. Przepisy przewidują możliwość ich stosowania od 1 stycznia 2027 roku. We wrześniu 2026 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło prace nad projektem ustawy, który przesuwa ten termin do końca 2027 roku. Do jego uchwalenia obowiązuje data z obecnych przepisów, a sam obowiązek korzystania z KSeF nie zależy od kar.
Numer KSeF w przelewie od 2027
Od 1 stycznia 2027 roku płacąc fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT, podajesz w przelewie jej numer KSeF. Dlatego każde powiadomienie KSeF24h zawiera numer KSeF obok numeru faktury, kwoty, terminu i rachunku.
Tokeny i certyfikaty
Programy łączą się z KSeF tokenem albo certyfikatem KSeF. Rozporządzenie przewiduje tokeny do końca 2026 roku, ale Ministerstwo Finansów zapowiedziało ich zachowanie bezterminowo. Szczegóły i instrukcja w poradniku Token KSeF: jak go wygenerować.